Die beste Art der Auswahl ist getrieben von Nutzung und Mehrwert für das Unternehmen. Und nicht von Schlagworten KI, Industrie 4.0, …. Es muss das übergeordnete Ziel für das Unternehmen und für die Mitarbeiter im Fokus stehen.
Daher sollten bei der Auswahl von Software folgende Kriterien beachtet werden:
Schon vor der Auswahl bzw. Entwicklung einer Software sollte man grundsätzlich „groß denken“. Die wenigsten Software-Systeme betreffen tatsächlich nur eine Maschine, einen Prozess oder einen Unternehmensbereich. Viele Software-Lösungen werden übergreifend genutzt oder können übergreifend genutzt werden und die Daten müssen für andere Programme aus den gleichen oder anderen Unternehmensbereichen/Abteilungen zur Verfügung stehen.
Neu gedachte Software darf daher
Eine visionäre Denkweise und Evaluation von dem, was zusätzlich noch erreicht werden kann mit neuer Software ist daher extrem wichtig, um die richtige Software auszuwählen.
Technisch gesehen sollten folgende Punkte bei der Entscheidung für/gegen eine Software im Mittelpunkt stehen:
Jede Software ist letztlich ein Tool, um Prozesse, Systeme, Maschinen usw. besser und im besten Fall auch intuitiver bedienbar zu machen – entweder für die Benutzer in der Produktion oder für den Kunden, der das Produkt erwirbt.
Es gibt einige grundlegende Voraussetzungen und Vorbereitungen, die man bei der Auswahl bzw. vor der Nutzung einer Software beachten sollte:
Ist vermutlich das entscheidendste Kriterium. Sind einzelne Mitarbeiter frühzeitig eingebunden worden und konnten bei der Evaluierung mitwirken? Haben alle Mitarbeiter die notwendigen Kompetenzen und Kenntnisse, um mit der neuen Software umgehen zu können?
Die Zeit der Implementierung ist lästig. Es läuft anfangs nicht wie gewünscht und man benötigt viel Einarbeitungszeit. Denken Sie an ausreichende und frühzeitige Kommunikation und Information von allen Mitarbeitern, Kunden, Lieferanten usw., die direkt oder indirekt von der Umstellung betroffen sein könnten!
Jeder Arbeitsbereich sollte individuell und nicht nur allgemein über die für sie anfallenden Änderungen informiert werden.
Mit jeder neuen Software stellt sich die Frage: Sollen bzw. müssen alte Daten migriert werden? Wenn ja, in welchem Format? Wie kann man dies optimal vorbereiten für einen schnellstmöglichen Übergang?
Grundlegend muss geklärt werden, wie die Umsetzung stattfinden soll. Kann mit ausreichender Vorbereitung alles sofort umgesetzt werden oder wird besser sukzessive umgesetzt, um den Betrieb noch weniger zu beeinträchtigen?
Grundsätzlich sollte jede Software das Ziel verfolgen, einen direkten und merklichen Nutzen für die Mitarbeiter, das Unternehmen und/oder den Kunden zu bringen. Dabei sind die Generierung und/oder Sammlung von Daten wichtige Ziele, die durch die Software erreicht werden müssen – denn heutzutage wird immer mehr mit Hilfe von Daten abgewickelt und abgebildet.
Soll in einem Unternehmen eine neue Software eingeführt bzw. evaluiert werden, wird diese Arbeit durch eine Vision des Unternehmens und der Abteilung erleichtert. Ist eine Vision unternehmensweit klar, transparent und greifbar, kann anhand dieser eine deutlich bessere, d.h. zielgerichtetere Auswahl getroffen werden. Man sollte in diesem Fall langfristig denken.
Weitere Faktoren zur Erleichterung von Auswahl bzw. Einführung von Software sind beispielsweise die Mitarbeiter, die ausreichend einbezogen werden müssen oder auch eine Nutzen-fokussierte Evaluation der Software.
Schießt man über das Ziel / die Vision hinaus, ist dies meist nur mit höheren Kosten, aber nicht mit deutlich höherem Mehrwert verbunden. Und der Mehrwert als Nutzen für das Unternehmen ist entscheidend für die erfolgreiche und ressourcenschonende Umsetzung. In Digitalisierung und neue Software nicht zu investieren ist häufig aber auch keine Option, da Unternehmen langfristig zukunftsfähig bleiben müssen. Daher müssen allgemeine Trends vom tatsächlichen Nutzen und Mehrwert für das Unternehmen unterschieden werden.
Neue Software oder auch neue Hardware führt immer dazu, dass bestehende Prozesse „neu werden“. Diese Situation ist immer schwierig für die Mitarbeiter. Werden Mitarbeiter außen vor gelassen bei der Definition der Spezifikationen sowie beim eigentlichen Evaluations-Prozess, ist die Akzeptanz der Software meist gering. Diese Situation kann man deutlich erleichtern, indem man Mitarbeiter:
Dies alles resultiert in einer Wertschätzung der Mitarbeiter, ihrer Erfahrung und ihrer Kenntnisse und damit meist in Motivation der Mitarbeiter, aktiv und positiv an der Veränderung mitzuwirken! Denn wenn man als Mitarbeiter weiß, dass die notwendigen Funktionen der bestehenden Software und mehr in der neuen Software auch abgebildet sind, ist die schlussendliche Änderung dann schnell akzeptiert.
Ist die Entscheidung für eine neue Software gefallen, muss diese über die IT-Abteilung falls vorhanden ausgerollt werden. Auch hier muss schon vor dem „Ausrollen“ ausreichend kommuniziert werden!
Die Kosten für neue Software können extrem unterschiedlich ausfallen und sind daher für jedes Projekt selbst zu berechnen und zu evaluieren. Möglichen unvorhergesehene Kostentreiber, die man vor der Beauftragung bzw. bei der Implementierung von Software beachten sollte, sind z.B.
Es gibt viele Dinge, die eine Software heutzutage in jedem Fall können sollte. Beispielsweise die Erstellung automatischer Reports oder die Reaktion in Echtzeit. Weitere 13 grundsätzliche Fähigkeiten, die eine Software heutzutage haben muss.
Carina Hambrock ist Technikerin und begeistert von Digitalisierung in den unterschiedlichen Facetten. Sie liebt es, neue Techniken und Technologien genauso wie auch neue Menschen und Sichtweisen kennenzulernen. Sie ist Herausgeber von my-digital-revolution.com und vernetzt dort praktisches Wissen von sich selbst und anderen , um möglichst alle zum Verständnis und zur erfolgreichen Umsetzung von Digitalisierung und digitaler Revolution zu befähigen.